如何建立整套管理系统?

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如何建立整套管理系统?

一、信息化系统将成为转型升级企业的现代化管理平台。

特级资质信息化考评表作为企业信息化建设的指引,意在指导企业从软硬件基础环境、项目管理功能模块、其他管理子系统应用以及系统整合方面来搭建企业管理平台。转型升级企业的管理无论多复杂,其管理过程的信息、数据都需要在这个信息化系统内进行获取、流转、分享、处理和储存,从而保证管理的最高效率,这是信息化建设的初衷,也是未来企业发展的趋势,是企业从传统管理走向现代化管理的必由之路。工欲善其事,必先利其器,其他行业信息化实践已经证明,未来企业脱离信息化是无法生存的,近两年已经实施信息化建设的企业,也将很快感受到通过信息化系统实施管理的便捷、安全和有效。

二、信息化在处理复杂组织管理流程上的优势将为集团化管控与扁平化管理的兼容提供可能。

信息化技术和理论历经数十年的发展演变,已高度归纳和总结了现代企业管理的各种表象及其本质。流程是核心,而信息化技术是保证流程被执行不走样、不偏移的最佳手段。层级众多的集团化管控模式和追求简捷高效的扁平化管理方式要在传统管理上得以兼容,是十分困难的,原因在于旨在体现标准化的工作流程在执行时往往会因为不同的管理需求导致执行失效,甚至陷入推诿,而信息化技术在流程设计和执行上的优势将避免这种现象的发生。考评表在对各个功能模块的描述上,始终贯彻了流程化管理的思想,成为指导企业信息化建设的核心方法。事实上,每个企业实施信息化时都必须高度重视流程的梳理和优化,在信息化系统中加以固化,从而将复杂的管理问题分解于无数的流程,在员工在线工作状态下被严格执行,保证管理的有效性。

三、以信息化为表现的企业知识管理系统将成为转型升级企业发展的保障。

企业核心竞争力在业务层面可以有多种表述,比如:技术创新能力、市场品牌影响力、资源整合能力、高端人才优势,甚至客户关系等,都可以成为企业某一方面独有而无法复制的优势,而这些优势要素的最终表现就是企业知识。一个高度重视企业知识创造、积累和利用的企业,才能保持持续发展(根本上可以避免因精英骨干离职导致竞争优势丧失的现象),因此,现代企业管理的趋势将更加关注企业知识管理。信息化因其在知识捕捉、分类、检索、分享、存储等方面的优势成为企业知识管理的最佳工具。考评表也将企业管理信息的存储和利用,特别是知识库共享、档案管理以及档案与公文一体化作为推动加强企业知识管理的一个方面,更是明确提出了建立企业综合知识管理系统的建议,足见对未来企业知识管理的高度重视。

实行信息系统项目管理

一、让老板知道,信息系统的项目是比较独特的、渐进的,是项较复杂的工程 信息系统项目,它不是硬件产品。具有相对可见的、固定的属性。正因为它的可定制性强,才具有活力。一旦接触,就要作好打持久战的准备,公司所有资源要优先供项目组利用。项目推迟验收,客户需求频繁变更也是一个重大原因。 一个公司的成功与否,很大程度上取决于对项目的 管理是否得当。

二、作好项目范围和项目目标控制 项目范围一定要用规范的文档描述。客户大多是用口头描述他们心中所想,而且是相当临散的,尤其是政务项目,他们可能写公文很在行,但是要他把需求用文字有条理的表达出来。一句话很难,就算他们提出来了,也已经是几周之后了。 再者项目范围不清晰,随着项目的进展,项目组所有人员的工作热情很容易被拖垮,双方都觉得项目越作越大,严重超出开始的范围、超出计划完成日期。今天这个功能不完善,明天那个要细化。日子一久,开发工程师都有点怀疑自己的能力了。最好是注明是第几期工程,项目范围和目标提出来了,同时在文档中注明,如超出此项目范围的作何处理。 一定要客户方使用的业务科室和客户领导签字。或许有这种情况出现,客户方有推脱的理由不方便签字,那么请说服他,这是公司的项目流程和规定。

三、严格控制客户需求变更,告诉他并不是所有的变更都必须实现和能实现 客户是上帝,不可否认。项目最终是给客户方使用的。我们是否发现,有时客户提的需求有点奇异,有点脱离实际,或者说暂且实现成本很大。那么你要坚定些,告诉他们.如按照他所做会如何如何,会带来有成本、进度、质量相关实际的问题。给他们这样的感觉,我们是系统解决方案提供者,关注的全局的,关键性的,必要性问题的解决。何况微软还有补丁呢? 对他们的需求我们实行的方针是:"全部记录,全部评估和控制,部分实施,全部验收"

四、要让客户提供相关的负责人,整些必须的"整"事情 在实际中,有些客户只知道把想要的东西说出来,然后要求完成日期,到时候要用上。之后好象与他无关。客户方很可能是业务科室的工作人员, 毕竟他们有自己的日常工作。 那么,勇敢地告诉他,在上次项目启动会议上,他们领导已发表了他在项目中的职责。并告知他你的实际工作难处。相信他很难再犹豫和推脱了。

建立设计部门的信息管理系统

一. 设计流程整理

只要一个企业开始运营,就会产出业务流程,但存在的显著问题是:①原来企业中的流程大多是在各部门专业划分的基础上自发形成的,没有从企业战略角度进行精心的设计,有的流程是多余的,有的不科学,运行效率低。②由于大多数流程是自发形成,因此流程的随意性大,没有实现标准化。③没有形成以主业务流程为管理核心的管理思想。④没有从战略、组织、人力资源、绩效考核等方面来系统地整合业务流程的运作。

二.信息分类(数据分类)

开发流程有了后,在开发流程中加入适当的问题,如:数据怎样存储?安全性怎样解决?等基本上就形成了信息管理的大概框架.,接下来要对设计部门的信息进行分类.

根据设计产品的特点,对数据进行分类如::2D数据,3D数据,图片数据,文字数据,邮件数据等.每种类型的数据制订出符合部门的命名规则,存储规则等.信息的分类也就是基础数据的准备过程..

三.规划软硬件系统

有了信息管理的框架和基础数据后,就可以规划软硬系统,网络系统了.在规划部门的系统时必须结合整个公司的企化. 如何设计大型企业集团的管理控制体系并规划信息系统,也就是如何利用先进信息技术建立高效、透明的集团管控体系?这与软硬件系统也或多或少有点影响.

需要注意的是规划软硬件系统,不仅仅是购买,尤其是硬件有些人认为不就是去买电脑,买服务器回来就可以了吗?其实不是这样,硬件要和软件匹配,硬件要有层次,有些企业管理系统建立来了,单个硬件配置也很高,也发了不少钱,结果发现系统运行速度很慢,不稳定.找也找不出原因.

四.管理规则的制订

再次拿出开发流程图,结合数据特点,软硬网络系统,开始制订管理规则,有些人可能会觉得这阶段最难,其实不然,我们前面的工作足以让我们明白该管什么? 管多深?怎样管?有些认为这部门是软件公司去考虑的,我买了你的软件,你就必须满足我的要求,所以前几年许多公司不管是引进PDM还是ERP,均不成功,其中的重要的一条就是,企业过分的依赖软件公司.在实施任何的信息管理系统中,企业永远是主体,软件公司起辅助作用,只有本公司本部门的人才真正懂得需要什么样的管理,只是这种管理需要某种管理软件来实现..

管理信息系统数据平台的建设

MIS中主要的稳定因素是数据。把分类组织到数据库中的数据称为数据平台,一般说来是希望得到尽可能先进的硬件设备和尽可能多的功能。其实,MIS的硬件设备会由于设备的升级被更换,所开发的功能也会由于管理工作的变化而更换;而数据平台能随着数据库的升级而升级,只要基础数据不发生变化,就可以长期使用下去。因此,数据平台才是系统建设的根本。

实际工作中的数据及其数据关系并不像图书馆中的数据那样规范、明确,常常是零乱的、隐蔽的数据,通过一次调研难以真正掌握再者,实际运行的数据平台还要形成一种新的工作机制,使用户能及时将这些数据输入到计算机系统中去。这都涉及了许多不明确和不确定的因素,因此,MIS建设难以像一般工程那样,先把问题分析清楚,通过有效的设计,就可以按部就班地进行开发工作。

优秀的MIS数据平台系统是企业的重要资源。过去的企业管理部门每个月底才根据当月做出一些管理报表,这些报表能满足当时管理者的需求。但是在知识经济社会中,这些报表是不能也不可能预测和分析多年以后企业的需要。因此现在的MIS建设,应当重视把企业生产经营中最基础的原始数据,用数据仓库保存起来,形成企业的主营业务数据,并相应建立本行业的行业数据与社会有关的综合数据,三者结合形成数据平台。当企业在今后运作的任何时刻,企业需要做经营决策时,数据分析师可以根据企业领导的思路运用数据挖掘、分析技术,做出有关的分析图表,为企业领导决策提供依据。不能把企业的MIS建设仅仅看成是减少劳动力、提高办事效率的手段,更重要的是要作为企业积累无形资产的过程。它也是企业生存发展的要素之一,可见数据平台是企业的重要资源这是很有道理的

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